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Comment améliorer l’organisation des réunions de ses élus ?

Les élus de la collectivité constituent les commissions. Généralement, tous les deux mois, une réunion de la Commission a lieu. La disponibilité des élus qui la constituent est importante afin de présenter des propositions. Cependant, la majorité des conseillers municipaux ne sont pas forcément des professionnels de la politique. En effet, ils exercent une autre profession ou sont engagés sur d’autres activités. Voici donc quelques conseils pour améliorer l’organisation des réunions de ses élus.

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Les méthodes pour convoquer ses élus et organiser le planning

Pour organiser de manière efficace les réunions des élus, il existe différentes méthodes pour les convoquer et mettre en place le planning.

Effectuer un sondage de la date des commissions en amont

En effectuant un sondage auprès des membres de la Commission sur leur disponibilité, vous pouvez augmenter considérablement le nombre de participants. Aussi, vous montrez aux élus une marque de considération. Pour ce faire, des outils gratuits et simples à utiliser sont disponibles pour mettre en place des sondages.

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Mettre en place un ordre du jour participatif

Pour une commission à la fois vivante et riche, permettez aux membres de la commission de faire des suggestions concernant les points qui constitueront l’ordre du jour. C’est une excellente méthode pour favoriser l’implication de chaque participant. Évidemment, celui qui aura le dernier mot sur l’ordre du jour final sera le président de la Commission.

Dématérialisation des convocations et des documents de travail

Afin de faire des économies, mais aussi réduire l’impact sur l’environnement, vous pouvez opter pour une convocation électronique des élus. Cela permet non seulement de sécuriser leurs envois, mais aussi de fournir une gestion plus facile des agendas des élus. Il est toutefois essentiel de s’assurer que les envois soient datés pour disposer d’une preuve au cas où une contestation aurait lieu.

Les astuces pour organiser efficacement des réunions ?

Pour organiser des réunions de manière efficace, il suffit d’adopter les bonnes pratiques, entre autres :

Fixer un temps maximal et une heure de fin pour chaque point de l’ordre du jour

Une réunion qui s’éternise n’est pas toujours agréable pour les élus. L’idéal est de fixer au début de la réunion l’heure à laquelle elle prendra fin. Il est également plus judicieux d’établir un temps imparti pour chaque point constituant l’ordre du jour.

Désigner en début de réunion la personne qui s’occupe du compte-rendu

Pour chaque réunion, un élu ou un agent doit se charger de rédiger le compte-rendu. Il est alors préférable de désigner cette personne en début de session.

Rédaction du compte-rendu en temps réel

Il existe des outils numériques qui permettent la rédaction d’un document à plusieurs, et en temps réel. Durant la réunion, les intervenants peuvent directement proposer des modifications du compte-rendu. Cela vous fera gagner du temps sur la relecture, la modification et la validation du document après la réunion. Il est instantanément effectué durant les échanges et en fin de réunion, la validation s’effectue collectivement.

Intégrer la visioconférence

L’intégration de la visioconférence permet à un élu d’assister à distance à une réunion lorsqu’il ne peut pas être présent physiquement. D’ailleurs, cet outil a été très sollicité et a permis de maintenir plusieurs réunions des élus pendant cette pandémie de la COVID-19.